Communicatie met verschillende persoonlijkheden

Ik had laatst een beetje een discussie met een collega. Er was iets niet helemaal lekker gelopen en ik wilde feedback geven, dat heb ik dus ook gedaan. Vol verbazing was is over zijn reactie. Ik kreeg reactie op waar ik echt helemaal niks mee kon! Het was emotioneel, bijna agressief gaf me echt zo’n bekend “Wow, komt dit vandaan?” gevoel. De communicatie verliep duidelijk niet hoe ik gedacht had.

Ik vraag me af of jij dat gevoel ook herkent? Er gebeurt iets en je spreekt jouw collega daar op aan. Dit doe je met al je goede bedoelingen maar op een gegeven moment loopt dat helemaal uit de hand. Ik kan me niet voorstellen dat ik de enige ben! Herken jij dit ook?

Stel je nou eens voor dat, dat helemaal niet zo hoeft! Dat leek mij eigenlijk best een lekker gevoel. Daar zat ik over na te denken en dacht: zou dat eigenlijk mogelijk zijn dat ik gewoon een collega mijn feedback kan geven? Dat ik gewoon kan vertellen hoe ik er over denk en dan op zo’n manier dat dat geen clash oplevert, dat het geen weerstand, ruzie of productiviteit verslindende gesprekken oplevert?

Zou ik dat eigenlijk wel kunnen?

Ik ben gaan naden over waar die reactie eigenlijk vandaan kwam. Waarom reageerde mijn collega zo? Immers had ik voor mijn gevoel niet echt iets bijzonders of kwetsend gezegd. Hoe kon mijn collega dat nu toch zo oppakken?

Ik kwam er achter dat dit allemaal voortkomt uit persoonlijkheid. Dat persoonlijkheid van mensen bepaald hoe zij reageren op anderen. En dat het ook diezelfde persoonlijkheid is die bepaalt hoe jij jezelf uit. Daardoor kan het dus wel eens voorkomen dat jij op een bepaalde manier jezelf uit naar een collega, maar dat jouw collega daar iets minder goed mee overweg kan. Omgekeerd is dat natuurlijk ook zo!

In deze blogpost ga ik jou meenemen in de vier persoonlijkheidstemperamenten. Ik gebruik hiervoor het welbekende DISC-model als uitgangspunt. Hoewel er onder de 4 hoofditems van DISC veel meer nuances zitten gaan we voor de eenvoud even uit van alleen de 4 hoofdtemperamenten. Hierdoor kunnen we al een hele mooie verdeling maken tussen de verschillende communicatiestijlen.

Na het lezen van dit blog heb je meer inzicht in de welke stijlen er zijn en hoe je de communicatiestijlen effectief inzet in jouw teams

Ik ben er van overtuigd dat als jij de inhoud van dit blog toegepast in jouw communicatie dat jouw team enorm vooruit zal gaan!

Laten we beginnen!

Communicatie met de D-Stijl

laten we beginnen met de eerste letter, de D-stijl, de dominante stijl.

Als je bij ons een persoonlijkheidstest hebt ingevuld zie je in jouw profiel een foto van jezelf – als je die ingesteld hebt. Over die foto heen zie je een gekleurde balk die in het geval van de D-stijl rood is. Op dat balkje zie je een naam staan van het exacte temperament type. De dominante stijl kent 4 temperament types:

  • De Architect
  • De Bestuurders
  • De Kapitein
  • De Initiator

Als je die één van deze 4 types bent dan val je in het dominante stuk.

Leuk natuurlijk, maar wat betekent dat voor de communicatie?

Algemene communicatie

Als jij met een D-stijl wilt communiceren zorg dan dat je dat heel direct en assertief doet. Een D-stijl wil dat mensen echt bij het onderwerp blijven en vooral heel zakelijk met ze communiceren. Aan gekeuvel om het onderwerp heen hebben ze niet zo veel. Daarnaast moeten anderen zelfverzekerd overkomen en zich vooral richten op de belangrijkste punten zonder allerlei details erbij te betrekken.

Houd je dus aan de noodzakelijke details en richt je op de belangrijke onderwerpen. Niet om alle gedachtes en overwegingen die erbij komen kijken. Waar je heel erg voor uit moeten kijken als je met een D-stijl praat is dat je niet meegenomen wordt in hun overtuigingskracht. Mensen met een D-stijl kunnen ontzettend overtuigend zijn in hun communicatie.

Vergaderen

Bij veel bedrijven heb je te maken met vergaderingen. Bij vergaderingen wil een D-Stijl niet een hele starre, strakke agenda, liever niet zelfs. De voorkeur gaat uit naar alleen vergaderen als dat echt nodig is. Niet de standaard wekelijkse vergadering omdat we dat nu eenmaal altijd zo doen.

Voor een D-stijl is het wel heel belangrijk om te vergaderen op momenten dat er daadwerkelijk iets gebeurt waarover gesproken moet worden.

E-mail

E-mail is ook een van de dagelijkse activiteiten binnen bijna iedere organisatie. Maar hoe stuur je nu een goede e-mail aan een D-stijl?

Zorg ervoor dat de e-mail heel bondig, zakelijk en heel erg op feiten gericht is. Vermijd overtollige details en zorg dat de e-mail vooral veel belangrijke informatie bevat. Dat is precies hoe een D-stijl e-mail wil ontvangen. Verwacht dus ook dat een e-mail van een D-stijl er zo uit zal zien!

Feedback

Wanneer je een D-stijl feedback moet geven, doe dat dan heel direct. Draai niet om de hete brij heen en laat gewoon weten wat het probleem is. Daarbij mag je best kritisch zijn zolang je maar focust op het beoogde resultaat. De kritiek en feedback is dus niet alleen om de D-stijl af te branden maar om hem of haar de beoogde resultaten te geven waar naartoe gewerkt wordt. Juist die resultaten zijn voor een D-stijl heel belangrijk.

De kritiek en feedback die je geeft moet uitvoerbaar zijn en gericht op de belangrijkste punten. Vermijd dat je verzand in allemaal details en bijeffecten om het probleem heen. Voor een D-stijl zijn die volstrekt onbelangrijk. De D-stijl wil focus op wat echt belangrijk en uitvoerbaar is.

Conflict

Natuurlijk kan het ook misgaan. Mocht dat gebeuren en er ontstaat een conflict, zorg dan voor een eenvoudige en logische manier om het conflict op te pakken. Een open aanpak die gericht is op het oplossen van het probleem is voor een D-stijl belangrijk.

Ook een tijdige aanpak is voor een D-stijl belangrijk. Zaken die een paar maanden geleden gebeurt zijn verdienen niet meer de aandacht, daar kan toch niets meer aan veranderd worden. Het ijzer smeden wanneer het heet is heeft de voorkeur voor de D-stijl. Uiteindelijk wordt een conflict gezien als een unieke kans om de samenwerking te verbeteren.

In het kort

Moet je met iemand die een D-stijl heeft communiceren of samenwerken? Zorg dan dat je op een directe, assertieve en overtuigende manier communiceert. Blijf bij het onderwerp en laat alle overtollige details zoveel mogelijk voor wat ze zijn. Pas ook goed op voor de overtuigingskracht van een D-stijl!

Communicatie met de I-Stijl

Niet de hele wereld is dominant er zijn ook heel veel mensen met bijvoorbeeld de inspirerende stijl, de I-stijl. Mensen met een I-stijl hebben een van de volgende 4 temperament stijlen:

  • De Harmoniseerder
  • De Motivator
  • De Influencer
  • De Aanmoediger

Uiteraard hebben mensen met een I-stijl een andere manier van communiceren dan de mensen met een D-stijl.

Algemene communicatie

Mensen met een I-stijl willen graag in de communicatie dat je veel emotionele expressie laat zien. Laat weten wat je voelt. Als je met een I-stijl praat probeer dan ook te achterhalen wat zij zelf echt voelen. Het kan zijn dat ze denken “het gaat allemaal goed en leuk..” maar dat daaronder toch iets negatief blijkt te zitten. Een angst voor een verandering of misschien wel een woede om de verandering. Ook onzekerheid wordt vaak onder een positief masker verborgen. Probeer dat boven water te krijgen!

Een I-stijl geeft er de voorkeur aan als je op informele toon met ze praat. Met humor met persoonlijke anekdotes van wat je hebt meegemaakt, sterk je snel de persoonlijke band. Het helpt een I-stijl zich echt in jouw in te leven en in jouw gevoel mee te gaan.

Wanneer je iets uit het verleden beschrijft, doe dit dan met kleur. Maak er een mooi verhaal van. Natuurlijk zal het vaak om de feiten gaan maar maak er een boeiend verhaal van. Een soort story telling dus! Ook heel belangrijk is het enthousiasme waarmee je verteld. Laat voelen dat je het echt boeiend vindt waar je mee bezig bent!

Vergaderen

De I-stijl vindt persoonlijk contact bij vergaderingen heel belangrijk. Laat die moderne online hulpmiddelen als Slack en Skype dus even voor wat ze zijn. Zorg dat je met elkaar in 1 ruimte komt zodat je elkaar echt aan kunt kijken. Op die manier kan een I-stijl goed aanvoelen wat de emoties in de ruimte zijn.

Een ontspannen sfeer tijdens de vergadering heeft hun voorkeur. Een heel zakelijke vergadering waarin deals gesloten moeten worden of hard beslissingen genomen moeten worden, worden als onprettig ervaren. Een overleg van “oké we gaan ontspannen met elkaar in gesprek om oplossingen te bedenken nieuwe dingen te ontdekken” is meer voor de I-stijl geschikt. Uiteraard past een starre agenda ook niet in de ideale I-stijl vergadering!

E-mail

Bij het versturen van een e-mail is het natuurlijk lastig om emoties vast te leggen. Toch heeft de I-stijl de voorkeur voor een vriendelijke, informele en persoonlijk toon in de e-mail. Dus niet “Geachte heer/mevrouw“ maar “Beste Jan” werkt voor de I-stijl veel beter.

Zorg ook dat je niet teveel verzandt in te veel details. Probeer in grote lijnen in jouw e-mail duidelijk te maken waar het over gaat. Op het moment dat er over details gesproken moet worden maken ze liever een persoonlijke afspraak.

Probeer ook de e-mail niet te serieus te maken. Ga dus niet voor een te zakelijke, serieuze inhoud. Probeer de e-mail aan de I-stijl gewoon lekker vlot te maken.

Feedback

Geef je feedback aan een I-stijl, zorg voor een hele duidelijke uitleg en breng het aanmoedigend. Moedig de I-stijl dus aan om iets met de feedback te gaan doen. Ga een beetje uit de weg van het idee dat er iets fout is maar probeer het positief te brengen.

Breng het als een aanmoediging als “hier kun jij iets aan verbeteren hier kun je mee vooruit, dit helpt jou, het team en het bedrijf”. Uit de feedback op hoog niveau en breng het positief. Blijf ook op abstract niveau om te voorkomen dat je persoonlijk beschuldigingen gaat uiten.

Conflict

Ga bij een conflict geduldig te werk en houd er rekening mee dat jou doel moet zijn om de relatie die je hebt met die persoon niet te verstoren. Als dit de relatie schaad dan ben je nog veel verder van huis, dan wordt het conflict veel groter. Daarom moet een conflict-situatie met een I-stijl gebalanceerd gebracht worden om niet productieve discussie te voorkomen. Probeer het conflict op te lossen op een manier die productief en waardevol is. Zorg ervoor dat het resultaat dat daaruit komt extra energie moet geven.

In het kort

Bij de communicatie met een I-stijl moet je dus met veel emotionele expressies betrekken. Gebruik emotionele expressen en probeer achter het echte gevoel van je gesprekspartner te komen. Ga vooral op persoonlijk vlak, met humor, anekdote, en story telling echt contact te maken met je gesprekspartner.

Communicatie met de S-Stijl

De S in DISC staat voor stabiel. Ook de S-stijl heeft 4 verschillende temperament types:

  • De Stabilisator
  • De Planner
  • De Supporter
  • De Raadgever

Algemene communicatie

Wanneer je, op welke wijze dan ook, met een S-stijl communiceert, bespreek dan de echt belangrijke punten. Zorg ervoor dat je contact maakt met deze persoon op emotioneel vlak. Stel veel vragen neem veel tijd om het gevoel van de S-stijl heeft echt te begrijpen. Om dat te kunnen moet je zorgen voor een rustige, aangename, warme toon van vragen.

Toon daarnaast ook heel veel begrip over de zorgen en de gedachte die de S-stijl heeft. Probeer er niet overheen te jagen met een rationele blik naar probeer te begrijpen waar ze zich zorgen over maken en ook waarom ze zich daar zorgen over maken.

Vergaderen

Ga je vergaderen met een S-stijl, zorg ervoor dat je dit persoonlijk doet. Ook de S-stijl wil heel graag iemand aan kunnen kijken, wil graag voelen wat de ander denkt. Ze willen bij de communicatie dat anderen zich niet kunnen verschuilen achter een slechte internetverbinding en willen echte persoonlijkheid. 

Een niet volledig vastgelegde agenda heeft de voorkeur van de S-stijl. Er moet voldoende ruimte zijn om een nieuwe dingen toe te kunnen voegen. Aan de andere kant heeft de S-stijl wel heel erg de behoefte om formeel geplande vergader momenten.

E-mail

Bij het sturen van een e-mail aan een S-stijl moet je ervoor zorgen dat deze warm, vriendelijk en expressief overkomt. Daarnaast is het heel erg belangrijk dat je er ook voor zorgt dat die e-mail goed op gemaakt is. Een goede hoofdstuk en alinea indeling is belangrijk. 

Ook moet het verhaal dat er in zit gewoon duidelijk zijn en kloppen. Spring dus niet van de hak op de tak in je verhaal. Zorg ervoor dat je verhaal vriendelijk overkomt maar daarnaast ook een goede structuur heeft. Duidelijke leesbaarheid en een duidelijk te begrijpen inhoud is voor de S-stijl van belang.

Feedback

Zorg bij feedback naar een S-stijl voor een grondige detaillering. Je moet echt weten waar het over gaat. Kom met aanbevelen in de trant van “dit ging niet zo goed, ik zou je willen adviseren om dat op deze manier te doen.” Daarmee creëer je een oplossingsgerichte manier van werken.

Zorg daarnaast voor als je feedback geeft dat je empathie toont. Laat dus zien dat je begrijpt waarom het zo gebeurd is: “ik zag dat je dat op die manier deed, dat begrijp ik want dit is daarvoor gebeurt…”.

Probeer jouw feedback dus wat in te kleden. Niet alleen maar aangeven “ik zag dat gebeuren en dat is niet goed”, maar geef aan dat je begrijpt waarom het gebeurt en dat het eigenlijk anders moet. Laat zien wat daar dan de voordelen van zijn.

Conflict

Komt er een conflict met een S-stijl, zorg ook hier weer dat je heel voorzichtig blijft. Zorg dat je het conflict met tact en voorzichtigheid benaderd want de S-stijl wil graag heel goed geïnformeerd zijn. Zorg er dus voor dat je rustig blijft en de je tijd neemt om conflicten te bespreken want een conflict situatie is vaak lastig. Dat raffel je niet af. Zeker de S-stijl neemt daar echt de tijd voor.

Pas in het gesprek heel goed op voor escalatie. Want escalatie kan leiden tot gekwetste gevoelens. Ga dus niet te rationeel op het conflict in, blijf empathie tonen, ook bij een conflict blijf je gevoeligheid tonen. Ga niet lollig of leuk doen.

In het kort

Als jij een S-stijl moet spreken, moet mailen, whatsappen, whatever wat.., zorg er dan voor dat je vooral de belangrijkste punten echt persoonlijk bespreekt. Dus als jij een e-mail stuurt beschrijf dan dat je het over de inhoud van een bepaald project wilt hebben. Maak een vervolgens een afspraak om de details te bespreken.

Zorg er in je communicatie met een S-stijl voor dat je heel veel begrip blijft tonen in de ander. Welke gedachten heeft hij? Welke gevoelens heeft hij? Maar belangrijker nog: waarom heeft hij die gevoelens of die gedachtes? Zorg er ook voor dat je vergaderingen persoonlijk plant, geen vaste agenda maar wel structurele vergader momenten.

Communicatie met de C-Stijl

Ja, dan hebben we ook nog de C-stijl mensen. De mensen met een C-stijl zijn mensen die in 1 van de onderste 4 categorieën vallen:

  • De Analist
  • De Vragenstellen
  • De Skepticus
  • De Bewerker

Algemene communicatie

Bij communicatie met een een C-stijl moet voor een heel serieuze en zakelijke houding aangenomen worden. Stel dus hele strikte, objectieve vragen aan de C-stijl. Begin niet over hun gevoel maar over feiten.

Ben wat emoties betreft ingetogen en heb een directe houding. Vermijd ook dat je niet onderbouwd opmerkingen maakt want daar gaan ze vragen over stellen. Als je die niet kunt onderbouwen val je door de mand en nemen ze niet serieus meer. 

Geef een C-stijl letterlijke, feitelijk beschrijving van de gebeurtenis. Stel er is iets gebeurd waar heel veel emoties bij los zijn gekomen bij heel veel mensen. Vermijd dan de emotionele beschrijving en ga vooral voor de beschrijving waarom deze emoties er waren.

Vermijd ook sarcasme in je communicatie. De C-stijl houd van rationele benadering. Sarcasme, hoe grappig dit soms ook lijkt, haalt juist dat rationele er vanaf.

Het aller allerbelangrijkste waar je rekening meet moet houden als je met een C-stijl communiceert is dat je ‘Denkt voordat je praat’. Dit lijkt heel cliché maar is vooral bij een C-stijl van belang. Wat je wil zeggen en hoe je die boodschap het beste over kunt brengen zijn van cruciaal belang voor het succes.

Vergaderen

In vergaderingen is de C-stijl ook een beetje bijzonder want ze willen het liefst zo min mogelijk vergaderen. Niet over allerlei dingen hoeft wat gezegd te worden. Waar ze nu mee bezig zijn, hun werk, is waarschijnlijk veel belangrijker dan de inhoud van de vergadering.

Als je toch met een C-stijl vergaderen moet doe dit dan formeel en gepland. Heel belangrijk is een goed voorbereidde agenda zodat het zakelijk kan blijven en ‘to the point’. En natuurlijk zo kort mogelijk van duur is.

E-mail

Als je een e-mail gaat sturen aan een C-stijl, geldt eigenlijk een beetje hetzelfde als de andere communicatie eigenschappen: Zorg dat de e-mail helder is maar wel met de juiste mate van details zodat je voldoende informatie geeft.

Zorg dat je e-mail feitelijk is. Voeg weinig onnodige kleur en emoties toe maar zorg voor een zo feitelijk mogelijk beschrijving van wat gebeurt is, of moet gebeuren. Zorg ervoor dat hij zakelijk is. Door de C-stijl wordt een “Geachte heer/mevrouw” waarschijnlijk meer gewaardeerde dan “Beste Jan”. Zorg er daarnaast voor dat jouw e-mail oprecht is. Ga niet een verhaal ophangen waar je eigenlijk zelf niet achterstaat. Daar prikken ze zo doorheen en nemen ze je niet serieus meer in de toekomst.

Feedback

Als je feedback moet geven aan een C-stijl, moet je heel specifiek zijn. Je moet heel gedetailleerd zijn in de informatie die je geeft. Je moet daarnaast direct zijn, kritisch en ervoor zorgen dat je een logische beredenering eraan knoopt.

De C-stijl is heel rationeel qua denken. Dus zorg ervoor heel weinig omliggende bijzaken en houdt heel feitelijk, to the point, logisch beredeneerd en kritisch. Want er gaat iets niet goed en dat wil de C-stijl oplossen.

Conflict

In conflict met een C-stijl is het zaak dat je zorgt dat je dat conflict objectief bekijkt. Dus niet vanuit een persoonlijke “wat heb je er voor een gevoel bij”-kant, maar bekijk het heel objectief en ga erover praten. Een C-stijl gelooft er heilig in dat er een onderliggend probleem is. Wat je ziet aan de oppervlakte, is vaak is een gevolg van een dieper liggende oorzaak. Die oorzaak wil een C-stijl heel graag boven water halen. Dus zorg ervoor dat je dat in jouw conflict behandeling meeneemt.

Zorg ervoor dat je niet emotioneel wordt. Als je emotioneel wordt kan de C-stijl daar niets mee. Dat is het tegenovergestelde van de rationele benadering die een C-stijl van nature heeft.

Zorg er ook voor dat je goed geïnformeerd bent. Als het conflict zich voordoet en je gaat over details praten zorg je weet waar je het over hebt. Richt je op het vinden van praktische oplossingen. Niet alleen “dit is het conflict” maar ook, “dit is een oplossing” waar we naartoe willen werken.

In het kort

De C-stijl houd van serieuze zakelijke communicatie en houd absoluut niet van sarcasme: blijf daar weg! Zorg ervoor dat je weet waar je het over hebt en dat je denkt voordat je communiceert. Voor een ‘oepsie, iets te snel’ zijn ze bijna allergisch!

En nu?

Tot zover heb ik je informatie gegeven over de verschillende communicatiestijlen. Maar nu… 

Ik wil je adviseren om op deze website, geheel gratis, een eigen persoonlijkheidsanalyse invullen. Deze persoonlijkheidsanalyse geeft jou de inzichten in wie jij bent. Die laat je dus zien of jij een D, een I, een S of een C bent en wat het voordeel voor jouw is daarin.

Je kunt dit aan jouw collega’s communiceren, en zeggen: “Kijk, ik ben zo, ik reageer zo en wordt het liefste zo benaderd.”

Vraag ook je collega’s om de test in te vullen want dat weet je ook van hun hoe ze echt in elkaar zitten. 

Ik hoop dat jullie onderlinge communicatie na het lezen van deze blog en het invullen van de gratis persoonlijkheidstest enorm zal verbeteren!

DOE DE GRATIS PERSOONLIJKHEIDSTEST