Thuiswerken: 5 Tips om vanuit huis goed samen te werken als team

Inmiddels heeft bijna iedereen wel ervaring met thuiswerken. Hiervoor zijn verschillende oplossingen beschikbaar om met elkaar in contact te blijven. Oplossingen als Slack, Microsoft Teams, FaceTime en WhatsApp zijn hier ontzettend goed in. Wat deze oplossingen echter niet kunnen is de communicatie zelf. Omdat we met verschillende persoonlijkheden werken en elkaar in veel gevallen niet direct kunnen zien, kan dit nog wel eens voor uitdagingen zorgen!

In dit artikel geef ik je 5 tips waarmee je de communicatie op afstand, binnen jouw teams, toch zo optimaal mogelijk kunt houden! Veel leesplezier en heel veel succes met het uitvoeren!

Tip #1: Plan video calls vooraf in

Vaak zijn video calls technisch wat uitdagend. Teamleden krijgen lastig verbinding of beeld en geluid werken niet optimaal. Om te voorkomen dat alle andere deelnemers moeten wachten op 1 teamlid is het verstandig voortijdig de call in te plannen. Op die manier kan iedereen ervoor zorgen de spullen op tijd klaar te hebben.

Ander bijkomend voordeel: in veel gevallen zullen de teamleden die op afstand werken dit doen vanuit huis. Sommig mensen vinden het prettig om ’s morgens vanuit bed direct achter hun laptop te kruipen en aan het werk te gaan. Om nu te voorkomen dat je plotseling je pyjama in beeld komt, is een vooraf geplande video call een must!

Tip #2: Pas op voor sarcastische berichten

Sarcasme zit er bij veel mensen eenvoudigweg in. Een sarcastisch bericht is dan ook snel getypt en aan een groep verzonden. Echter, het grote nadeel van geschreven communicatie is het gebrek aan intonatie, de manier van uitspreken. Hierdoor kan een sarcastisch bericht volledig verkeerd opgevat worden.

Zo kan het voorkomen dat je een sarcastische opmerking maakt, volledig goed en leuk bedoeld, die iemand anders volledig verkeerd oppakt. De nuancering en manier van spreken wordt niet overgebracht. Daarnaast kun je op afstand niet zien wat de huidige situatie bij iemand is. Iemand heeft misschien net een enorm stressmoment gehad met 2 vervelende kinderen die hem of haar van het werk gehouden hebben. Kom jij net met je grappig bedoelde sarcastische opmerking aanzetten…

Tip #3: Complexiteit of emotie tijdens thuiswerken? Video!

Elkaar niet kunnen zien is de grootste uitdaging bij thuiswerken. Wanneer er echte complexe dingen besproken moeten worden is het daarom verstandig om voor een video verbinding te kiezen. Op die manier is het mogelijk om elkaar aan te kijken en te zien of iedereen ook echt het probleem en de oplossing begrijpt.

Ook wanneer een meer emotionele beslissing genomen moet worden is een video verbinding aan te raden. Liefst zou je dit zelfs echt persoonlijk willen doen maar als dat niet gaat, ga dan vooral niet voor een schriftelijke aanpak. Kies voor een video verbinding zodat je elkaars reacties echt kunt zien!

Tip #4: Voorkom teveel 1-op-1 sessies

Het is heel verleidelijk om discussies die je met 1 persoon binnen een team hebt ook via een 1-op-1 chat sessie te voeren. Normaal doe je dit op de werkvloer en kunnen je collega’s ‘inhaken’ als het voor hun ook van belang is. Bij een 1-op-1 sessie kan dit niet. Waardevolle input gaat daardoor verloren.

Veel samenwerk oplossingen als Slack en Microsoft Teams maken het mogelijk om via een zogeheten thread (of soortgelijke oplossing) te communiceren. Het voordeel daarvan is dat de discussie buiten het normale werk om gevoerd kan worden terwijl teamgenoten waar het interessant voor is wel aan kunnen haken.

Tip #5: Doe eens iets leuks

Veel mensen die thuiswerken missen de ‘office fun’ en de grappen bij de koffieautomaat. Probeer daarom ook de communicatie via softwareoplossingen leuk te houden met af en toe een leuke afbeelding of een leuk filmpje. Let hierbij wel op dat dit niet te veel gaat worden. Mensen hebben soms hele collecties met leuke afbeeldingen en filmpjes. Als dit de overhand gaat krijgen loop je het risico dat dit ten koste gaat van de productiviteit.

Wat een echte aanrader is, is een extra kanaal aan te maken voor leuke dingen. Hierin worden helemaal geen serieuze zaken geplaatst en dit kanaal is eigenlijk de virtuele koffiemachine. Op die manier kunnen teamleden ook op een niet zakelijk maar sociale manier met elkaar kletsen.

Thuiswerken? Nu jij!

Met deze 5 tips hoop ik dat je aan de slag kunt de communicatie bij thuiswerken te verbeteren. Merk je dat er hier en daar toch wat misverstanden ontstaan, bestel dan onze persoonlijkheidstest om te kijken waar de verschillen in communicatiestijlen zitten. Grote kans dat je daarmee een groot deel van de misverstanden kunt voorkomen!